「時間が足りない。毎日たいして楽しくない。」
残業が多く、毎日疲れていませんか？
仕事を気合だけで頑張っていませんか？
コツを知れば、意外と簡単に仕事の効率は上がります。
この記事では、
仕事の効率を上げる考え方から、具体的な方法まで、
図やデータと共に紹介します。
仕事を効率化させようと、本やアプリやグッズ、生活習慣、色々試した中で、
実際に役に立ったおすすめの方法を紹介していきます。
仕事の効率化とは？
仕事の効率とは、
「仕事の成果」を「使った時間やエネルギー」で割ったもの。
つまり仕事の効率化とは、
・「時間・エネルギー」の使用量を減らす↓
・「仕事の成果」を増やす↑
ということです。
仕事を効率化させる方法
つまり、仕事効率化のためにすべきことは、
時間やエネルギーの「無駄」をなくす
仕事の「速度」を上げる
この２つの視点からの工夫です。
①時間やエネルギーの無駄を排除した上で、
時間あたりの成果を上げる、つまり②「速度」を上げるのです。
仕事の「速度」には、
タイピングといった「スキル」や、「経験値」等も影響しますが、
これらのレベルを上げるためには、時間を要します。
一方、工夫次第で
短期間でレベルアップが可能、かつ仕事の「速度」に大きな影響を与える要素、
それは「モチベーション」と「集中力」です。
これから、仕事を効率化させる方法を
次の４つの章に分けて、解説していきます。
【第１章】 時間の節約
【第２章】 エネルギーの節約
仕事の「速度」を上げる
【第３章】 モチベーションUP
【第４章】 集中力UP
①時間やエネルギーの「無駄」をなくす
【第１章】 時間の節約
仕事中に少し他のことをする。なんてこと、ありますよね。
少しだけのつもりが、実は大きな時間ロスになっているのです。
例①：スマホ
MMD研究所の発表によると、
３０代男性の約５割、３０代女性の６割以上が、スマホを
「１日あたり３時間以上」使っています。
MMD研究所×スマートアンサー 「2020年版：スマートフォン利用者実態調査」
「寝る前にスマホを見ている」 「置きたらまずスマホをチェックする」 起きてから寝るまで、時間があるとついスマホを触っていませんか？ インテージが15歳～69歳男女 計9,000名を対象に行った調査では、 「毎時間」１[…]
例②：探し物。
大塚商会が行った調査によると、平均的なビジネスパーソンが探し物のために取られる時間は、
１人あたり、「年間で約１５０時間」とのこと。
ターボ先生毎日約３０分も時間が浮くね！
「書類が見つからない」 「あの人の名刺、どこだっけ」 「ペンが無い、充電器が無い…」 「時間の無駄」の代表とも言えるもの、それは「探し物」です。 大塚商会が行った調査によると、 平均[…]
【第１章】「脱・時間の無駄遣い」のカテゴリーでは、
このような「時間の無駄」を削減する方法や、時短に役立つ小技も紹介します。
【第２章】 エネルギーの節約
「仕事が進んでいない割に、疲れた…。」
「せっかく頑張ったのに、やり直しだなんて…。」
「もう頭が働かない…。」
時間と同じで、エネルギーも消耗品。
時間の無駄遣いが「時間切れ」を起こしてしまうのと同じで、
エネルギーの無駄遣いは「エネルギー切れ」を起こしてしまいます。
「エネルギーの無駄遣い」とはどんなものか、
具体例を２つ挙げてみます。
例①：いちいち記憶を頼る
ここで、２つの質問です。
「７，１４，２１，２８，３５，４２，４９，５６，６３」
どちらが楽でしたか？おそらくBの、読み上げた方ですよね。
仕事中にいちいち「次は何をするんだったかな？」と考えるのは、
脳のエネルギーを無駄に消費しているのです。
例②：マルチタスクをしようとする
再び、２つの質問です。
「脳が喜ぶ仕事術（キャサリン・ウェッブ著）」より
文字数は同じなのに、アルファベットを数字を切り替えなくてはいけないせいで、
Bの方が、頭を使って時間もかかったはずです。
こうした「エネルギーの無駄遣い」も、
ちょっとした工夫で防ぐことができます。
残業を美徳とする時代は終わった今、 求められている人材は 「残業をしてくれる人」ではなく「効率よく仕事ができる人」。 下のグラフは、 管理職に「部下に新入社員時代のうちに身につけてほしい能力」、 新入社員に「社会人1年目で身に[…]
【第２章】「脱・エネルギーの無駄遣い」のカテゴリーでは、
仕事がはかどる「無駄のない働き方」について紹介します。
②仕事の「速度」を上げる
【第３章】 モチベーションUP
「モチベーション」と「仕事の効率」は相互作用があります。
オウチーノ総研による調査によると、
「仕事のモチベーションが上がる要因」は以下の通り。
①仕事の面白さ
②充実したプライベート
③より多くの成果
④自身の成長
⑤高い評価
があると、モチベーションが高まるということですが、
仕事の効率を上げることで、上の①～⑤を手に入れることができます。
仕事が効率化すると、
めりはりのある仕事やプラーベートを楽しめるようになり、成果も上がり、
モチベーションが上がる。
そして、モチベーションが上がることで、パワーがより発揮され、
さらなる効率化へと繋がる。
そのため、「モチベーション」は、「仕事の効率」と相互作用があるのです。
ターボ先生無限のスパイラル！
他にも、日頃のちょっとした工夫でも、
モチベーションを上げることはできます。
「やる事はたくさんあるのに、やる気が出ない。」 こんな困った経験、ありますよね？ モチベーションが上がらずだらけてしまう時、 何も対処しないと、そのまま時間だけが過ぎてしまいます。 モチベーションが下がってしまった時には早め[…]
【第３章】「モチベーションUP」のカテゴリーでは、
モチベーションを上げるヒントをいろいろ紹介します。
【第４章】 集中力UP
集中力のゴールデンタイムを意識する
「頻繁にメールが来るから、仕事に集中できない。」
「夜になってしまった…これから大事な企画書の作成をしなきゃ…。」
仕事の速度に大きな影響を与える「集中力」。
集中力はいつまでも続くものではなく、限りがあります。
そして、時間帯によっても、発揮できる集中力は大きく変わるのです。
集中力が発揮されるのは、午前中がピーク。
発想力は夜にも高まります。
集中できる時間帯に、「さほど集中しなくてもできる仕事」をしてしまっては、
もったいないですよね。
無敵マリオの時に、いつでもできるコイン集めをしているようなもの。
無敵マリオの時には、厄介な敵に体当たりする方が良いですよね。
集中できる時間帯には、重要な仕事を当てるのがおすすめです。
時間帯によって集中力の高さはずいぶん変わります。 以前の私は、仕事の時間配分なんて考えず、 毎日適当な順番で作業をしていました。 今思えば、かなり効率が悪かったと思います。 集中力のゴールデンタイム（＝集中力が最も高まる時間[…]
集中力を高める
「朝食をちゃんと摂るようにしたら、仕事に集中できるようになった。
集中力のゴールデンタイムを意識することに加え、
集中力を高める工夫も大切です。
集中力を司っているのは、脳（前頭葉）。
脳は、適切な「休息・栄養・刺激・環境」によって、活性化します。
つまり、脳への正しいアプローチで、集中力を高めることができます。
栄養：食事のこと
刺激：運動や、いつもと違う事をすること
環境：身の回りのものや室温、音、匂い、置かれた状況のこと
ターボ先生【集中力を高めるためには、個室が最適】
集中力を必要とするテストを行った際、
最も脳が活性化した環境は「雑音が聞こえない個室（クローズ空間）」でした。
仕事内容によって、適した環境を選ぶことで、脳の働きを高めることができます。
このように、
環境次第で、集中力を高めることができるのです。
毎秒1,100件の情報が、集中力を妨げる 私達は常に、五感から多くの刺激（＝情報）を受け取っていて、 その量は「１秒間に約1,100件」と言われています。 屋内照明のガイド（照明学会 編）に[…]
集中力を高める「環境」や「休息」「栄養」「刺激」については、以下の記事にまとめています。
仕事に勉強に家事に育児、やることが多く忙しい毎日。 集中力がもっとあれば、時間を効率よく使うことができるはず。 １日２４時間が増えることはなくても、時間の密度は上がるはず。 そんな思いで色々試した 集中力を高める方法について[…]
【第４章】「集中力UP」のカテゴリーでは、
集中力UPに役立つ情報を紹介しています。
仕事効率化に役立つ おすすめアイテム
第１～４章では、仕事を効率化させるため、
仕事の「速度」を上げる
この２つの視点からの攻略法について解説しました。
最後に、これまでに紹介した方法をサポートしてくれる
心強いアプリやツール等をまとめて紹介します。
まとめ
仕事を効率化させるための方法を、４つの章＋αに分けて紹介しました。
「やってみよう」と思って頂けた章から、ぜひ覗いてみて下さい！
お役に立てたら嬉しいです。